Sự thay đổi đó có thể bắt nguồn những mục đích như tái cấu trúc, sáp nhập hoặc chia tách doanh nghiệp; áp dụng công nghệ hay quy trình mới trong sản xuất kinh doanh; hay đối phó với đối thủ và sự cạnh tranh trên thị trường; thiên tai, dịch bệnh… Khi đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành một quá trình để hệ thống và nhân sự hướng tới mục tiêu là sự đổi mới. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch chủ động hoặc không đủ năng lực quản trị sự thay đổi thì quá trình này sẽ vấp phải nhiều khó khăn.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, Covid-19 có lẽ là dịch bệnh  đầu tiên trong lịch sử xảy đến với những tác động nặng nề. Chuỗi cung ứng đứt gãy, nhiều hoạt động thường lệ bị gián đoạn, nhân sự biến động, thị trường sụt giảm… khiến doanh nghiệp phải tiến hành nhiều điều chỉnh mà không có thời gian chuẩn bị thậm chí chưa từng nghĩ đến trước đây. Tình trạng gián đoạn nguồn cung nguyên vật liệu có thể cũng đã nằm trong suy nghĩ của một số chủ doanh nghiệp nhưng việc thu xếp cho hàng trăm, hàng nghìn công nhân ăn ở tập trung tại nhà máy hay bố trí nhân sự làm việc giãn cách nhau 2 mét sẽ chắc chắn sẽ không bao giờ được nghĩ đến nếu không có Covid-19.

Dịch tới nay đã cơ bản được kiểm soát và các doanh nghiệp đã phần nào ổn định hoạt động trở lại. Tuy nhiên trong tương lai, vì một nguyên nhân nào đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể phải tiến hành những sự thay đổi dù lớn hay nhỏ một lần nữa. Vì vậy, từ dịch Covid-19, các chủ doanh nghiệp có lẽ cần phải quan tâm và nâng cao năng lực hơn bao giờ hết để quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả. Có thể kể đến một số nguyên tắc vàng như sau:

Thứ nhất, con người là yếu tố tiên quyết. Khi một sự thay đổi diễn ra, nhân sự có chất lượng tốt bao gồm cả năng lực chuyên môn, thái độ và ý thức tốt sẽ giúp cho quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Trong dịch bệnh, không ít nhân sự đã phải thực hiện khối lượng công việc nhiều hơn trước đây và làm cả những công việc không phải phận sự của mình để trám vào những phần trống của đồng nghiệp.

Vì vậy, những nhân sự đa nhiệm và toàn diện nên là một ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Trong mọi tình huống thiếu hụt hoặc biến động về nhân sự diễn ra, doanh nghiệp sẽ vẫn tiếp tục hoạt động một cách bình thường.

Ở một khía cạnh khác, khi tiến hành quá trình thay đổi trong doanh nghiệp, những hiện tượng phản đối, không đồng tình với việc cải tổ cũng thường xuyên xuất hiện và tập trung ở những nhân sự có tính chất “khó thay thế”. Vì vậy, khi có những cá nhân đa nhiệm trong tổ chức, việc xử lý các hiện tượng như trên sẽ dễ dàng được khắc phục để quá trình thay đổi được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Thứ hai, “trứng phải bỏ nhiều giỏ” trong mọi hoạt động. Ở đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh, khi Covid-19 ở đỉnh dịch, hàng loạt doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, đặc biệt là các đơn vị nhập khẩu nguyên liệu từ nước ngoài bị đình trệ do hạn chế trong vận chuyển. Các doanh nghiệp phải liên tục tìm kiếm, mở rộng nguồn cung nguyên liệu từ các đơn vị và khu vực mới để tiếp tục sản xuất. Tương tự ở mảng kinh doanh và thị trường, không ít doanh nghiệp đã mất đi những thị trường kinh doanh cốt lõi. Đơn cử như nhiều doanh nghiệp vận tải và logistics ở Hải Phòng trước đây vẫn cung cấp dịch vụ logistics cho tuyến xuất nhập khẩu từ Trung Quốc thông qua khu vực biên giới phía Bắc, từ khi có dịch, lượng hàng hóa trao đổi với Trung Quốc giảm mạnh thậm chí có thời điểm ngưng hẳn một thời gian. Doanh nghiệp nào “mạnh” thì có thể xoay sở chuyển sang các tuyến hàng khác như vận chuyển nội địa, doanh nghiệp nào “yếu” thì dừng hoạt động và đứng trước nguy cơ sụp đổ.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tránh diễn ra sự phụ thuộc trong sản xuất kinh doanh. Phụ thuộc vào một số ít lĩnh vực kinh doanh, thị trường, khách hàng, nhà cung cấp… đều làm gia tăng rủi ro. Khi có sự thay đổi diễn ra vìkhách quan hoặc bản thân doanh nghiệp muốn thay đổi về ngành nghề, thị trường hoặc đơn vị cung cấp truyền thống thì quá trình thay đổi cũng sẽ chủ động hơn và không có quá nhiều xáo trộn bởi những “giỏ trứng” còn lại sẽ giữ được sự cân bằng cho doanh nghiệp.

Thứ ba, xây dựng quy trình bài bản.Quy trình trong doanh nghiệp là chuỗi các bước liên kết với nhau thực hiện một hoạt động để đạt tới mục tiêu cuối cùng là hoàn thành một công việc đảm bảo chất lượng và chính xác. Khi tiến hành hoạt động thay đổi trong doanh nghiệp, hệ thống quy trình vận hành trong từng công việc sẽ đóng vai trò rất quan trọng. Sự xáo trộn diễn ra kéo theo những sự thay đổi về kỹ thuật, công nghệ, chính sách, tâm lý nhân sự…

Tuy nhiên, khi có hệ thống quy trình bài bản, những quy trình này sẽ giúp nhanh chóng đưa mục tiêu lớn của sự thay đổi thành từng mục tiêu cụ thể trong mỗi tác nghiệp công việc và dễ dàng cho nhân sự thực hiện. Đồng  thời, quy trình vận hành sẽ giúp đội ngũ nhân sự nhanh chóng tiếp cận, thực hiện hoặc kiểm soát các hoạt động trong trường hợp cần thay thế hoặc bù đắp nhân sự như thường xuyên diễn ra trong dịch Covid-19.

Thứ tư, cần nâng cao năng lực đánh giá và phân tích. Để chủ động trong hoạt động của doanh nghiệp, bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải chú trọng công tác đánh giá, phân tích và dự báo. Trước những biến động liên tục của thị trường, những bất ổn thương mại trên toàn cầu và tình hình dịch bệnh vẫn chưa hoàn toàn kết thúc, đội ngũ thực hiện công tác đánh giá và dự báo phải đảm bảo có đủ năng lực chuyên môn theo đặc thù doanh nghiệp và nhạy bén với các thông tin để từ đó phân tích và dự báo các tác động với doanh nghiệp, đồng thời đưa ra những kế hoạch giúp doanh nghiệp hạn chế rơi vào tình thế bị động. Ngoài ra khi tiến hành những sự thay đổi, cần đánh giá liên tục kết quả cũng như quá trình cải tổ, từ đó đưa ra những điều chỉnh và tác động phù hợp.

Thứ năm, kết nối nguồn lực vô hình mạnh mẽ.Khi diễn ra khủng hoảng hay biến cố cùng sự thay đổi, giao tiếp và kết nối trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Hơn ai hết, lãnh đạo doanh nghiệp phải là người truyền được động lực mạnh mẽ để nâng cao sự nỗ lực, thúc đẩy tinh thần của toàn bộ hệ thống vượt qua được quá trình cải tổ và đối mặt với ảnh hưởng kéo theo. Vậy nên ngay từ trước đó, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cần chú trọng xây dựng văn hóa, sự kết nối và đồng hành của toàn hệ thống nội bộ để mỗi thành phần trong doanh nghiệp đều cùng hướng đến những mục tiêu và giá trị chung.

Bên cạnh đó, trước và trong khi tiến hành các hoạt động thay đổi trong doanh nghiệp, công tác truyền thông và chia sẻ thông tin, kế hoạch một cách công khai và rộng rãi tới từng cá nhân cũng cần được quan tâm thực hiện để mỗi thành viên trong doanh nghiệp hiểu được mục đích, kế hoạch và vai trò của mình đối với sự thay đổi của toàn tổ chức.

Trong các bản hợp đồng doanh nghiệp ký kết, điều khoản về tình huống bất khả kháng thường xuyên xuất hiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nghĩ đến trường hợp tình huống bất khả kháng xảy ra thì doanh nghiệp sẽ ứng phó như thế nào. Năng lực quản trị sự thay đổi chính ra một tấm lá chắn quan trọng và mạnh mẽ của doanh nghiệp cần được chuẩn bị kỹ càng để sẵn sàng đối phó với bất kỳ các tác động nào trong tương lai, đặc biệt là sau khi đương đầu và vượt qua những ngày tháng khó khăn nhất với Covid-19.

LÊ TẤT