UBND thành phố đã có công hàm gửi Đại sứ quán Cộng hoà Pháp tại Việt Nam thông báo thời gian chính thức tổ chức Hội nghị là ngày 5 và 6-11-2010.

Trên cơ sở các nguyên tắc được Thủ tướng Chính phủ chấp thuận, thành phố đã có văn bản gửi các bộ, ngành và đơn vị liên quan (22 địa phương của Việt Nam, 15 bộ ngành và các trường đại học) cử người tham gia Ban chỉ đạo, Ban tổ chức và các Tiểu ban, cũng như đề xuất Ban thư ký giúp việc Ban chỉ đạo, Ban tổ chức theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và các hoạt động.

Sở Ngoại vụ đã hoàn thành việc xây dựng tiến độ chung thực hiện kế hoạch, dự kiến kinh phí, xác định chủ đề các tham luận và dự kiến đơn vị chuẩn bị tham luận; thiết kế chương trình và nội dung chi tiết các phiên khai mạc, phiên họp toàn thể, các hội nghị chuyên đề; kế hoạch các hoạt động bên lề; việc tuyển dụng và đào tạo tình nguyện viên; kế hoạch và nội dung thông tin truyền thông...

Sau khi nghe ý kiến tham mưu, đề xuất của các ngành về công tác chuẩn bị, kế hoạch thực hiện, chương trình và nội dung của hội nghị, Phó chủ tịch UBND TP Hoàng Văn Kể lưu ý các ngành, cơ quan, đơn vị là khối lượng công việc còn lớn trong khi thời gian không còn nhiều. Vì vậy, để làm tốt công tác chuẩn bị, Sở Ngoại vụ cần chủ động phối hợp với các bộ, ngành Trung ương, các địa phương, đơn vị liên quan chi tiết hoá các nội dung công việc, càng chi tiết, càng cụ thể càng tốt.