Có thể hình dung đơn giản nội dung của một cuộc “họp không giấy” là trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống máy tính để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Khi bắt đầu cuộc họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung và kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp trên hệ thống.

Cuộc họp "không giấy" được xem là một cải về tiến hình thức, góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính cũng như nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ, công chức và đại biểu dân cử. Ưu điểm đầu tiên có thể kể đến là việc sử dụng hình thức này thể hiện khát khao đổi mới sáng tạo, giúp nâng cao hiệu quả công việc. Thứ hai giúp giảm tải việc sử dụng giấy tờ - qua đó góp phần bảo vệ rừng, bảo vệ môi trường, chống biến đổi khí hậu. Thứ ba là giúp giảm chi phí in ấn, tiết kiệm ngày công, sức người chỉ để dành cho in và phát tài liệu…

Chính vì ưu điểm của hình thức phòng họp không giấy qua ứng dụng công nghệ thông tin nên nhiều địa phương đang trong lộ trình mua sắm, trang cấp máy tính để triển khai. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn không ít ý kiến băn khoăn về những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai này.

Bởi để triển khai mô hình này không thể không tính đến khoản kinh phí không hề nhỏ để trang bị máy cho đại biểu. Tuổi thọ các thiết bị điện tử không cao, việc bảo quản cần chu đáo vì giá trị lớn. Do đó trước khi ồ ạt triển khai trang bị máy móc thì cần xây dựng trước cơ sở pháp lý rõ ràng, cụ thể cho việc quản lý, sử dụng tài sản công này trong quá trình sử dụng hay khi xảy ra hỏng hóc.

Bên cạnh đó, phải thừa nhận một thực tế rằng trong số các đại biểu dự họp, không phải đại biểu nào cũng giỏi công nghệ để có thể khai thác, sử dụng thuần thục trong mỗi cuộc họp. Đồng thời cũng cần làm rõ thiết bị điện tử phục vụ các cuộc họp này nên được đặt cố định tại phòng họp hay trang cấp cho cá nhân mang về? Ngoài ra không thể không tính đến yêu cầu cơ sở hạ tầng về hệ thống băng thông Internet đồng bộ. Các chương trình, phần mềm cài đặt trên thiết bị phải thống nhất, bảo mật được thông tin...để tránh trường hợp làm lọt, lộ bí mật.

Điều gì cũng có hai mặt. Có lẽ song song với việc tích cực đổi mới về hình thức nên tìm và nhân rộng những điển hình hiệu quả thực chất từ các cuộc họp, từ họp đi vào cuộc sống. Cần cân nhắc thấu đáo các mặt được và hạn chế để vận dụng linh hoạt vào thực tế sao cho hiệu quả.

Bùi Hạnh